Salon des vins et de la gastronomie

Pilote : Daniel LUTTENAUER

Adjoint : Joël BÉGUÉ

Membres : Denis BONGARDEN ; Alain CHOGNARD ; Jean-Pierre CORVEC ; Gilles COURTOT ; France PETITE/SCHREINER ; Jacques POULETTE ; Yves TOCHOT ; Jean-Luc VAUTHERIN .

Rôle :

Le rôle de la commission est de préparer et réaliser le SALON DES VINS ET DE LA GASTRONOMIE en accord avec le Conseil d’Administration une fois par an, sur un week-end, le plus proche du 11 Novembre, avec des exposants régionaux et d’ailleurs: vins et gastronomie.

Principales tâches à réaliser:

Réaliser une étude de faisabilité:
- Définir la capacité d’accueil (salle, barnum).
- Réaliser un plan de la salle à l’échelle avec emplacements des exposants
- Évaluer le travail à faire en fonction des personnes disponibles.
- Faire des estimations précises de chaque besoin et les chiffrer
- Faire une étude économique prévisionnelle pour:
  - Déterminer le coût d’inscription de chaque exposant.
  - Déterminer le prix de vente du menu.
  - Valoriser un bénéfice acceptable.
Établir un planning prévisionnel des tâches à réaliser:
- Dans le but de ne rien oublier.
- Faire un suivi pratique des tâches à réaliser.
Assurer les demandes préalables:
- Locations, plan sécurité, assurance, ouverture débit de boisson, autorisations diverses,
- Informer « Gendarmerie, Sapeurs-Pompiers, garage Taverne, etc…»
- Prêts de matériels (PMA, UDS,autres…) grilles caddy, barrières de protection, barnums…
Définir le niveau de publicité et de communication:
- Nombre de flyers, affiches, annonces presses et radio, Paysdemontbéliard.com, ….
- Prospecter des sponsors éventuels.
Assurer la relation exposants:
- Désigner un seul interlocuteur.
- Lister leurs besoins.
- Fournir la liste les équipements qui sont à leur charge.
- Rédiger un règlement et leur faire signer (sécurité, vol, assurance….)
- Établir un tableau d’inscription pour le suivi.
- Exiger le règlement avant le salon.
- Établir la liste complète des exposants (pour rédiger les Flyers).
- Gérer leur accueil le samedi matin.
Définir les menus:
- Lancer les consultations pour faire un choix.
- Présenter les menus au personnel de cuisine pour avis.
- Assurer la chaine de froid si nécessaire.
Gérer les réservations des repas:
- Gérer les inscriptions et les encaissements des repas (centraliser par une seule personne).
- Faire vivre le tableau des réservations (mise à jour).
- Attribuer les N° de table (attention aux groupes).
Réaliser les achats:
- Désigner deux personnes pour centraliser les achats.
- Tenir compte des besoins exprimés par le manager et les responsables de secteurs.
Mettre en place une organisation pratique:
- Désigner les responsables de secteurs :
  - Responsable "Aménagement de la salle et des chapiteaux"
  - Responsable "Sécurité"
  - Responsable "Cuisine"
  - Responsable "Plans de table"
  - Responsable "Service repas"
  - Responsable "Caisse buvette"
Définir un plan B (pour le service repas):
- Dans le cas d’une météo exécrable (tempête, vent violent => à 100km/h….)
  - Objectif: Assurer la restauration dans des conditions dégradées mais correctes, ex: utiliser la scène en assurant 2 services (manque de places).
  - Assurer la recette.
  - Nota : La dégustation peut se faire sur 2 tables implantées coté ancienne entrée tout en respectant la sortie de secours.