Salon des vins et de la gastronomie

Pilote : Daniel LUTTENAUER

Adjoint : Joël BÉGUÉ

Membres : Denis BONGARDEN ; Alain CHOGNARD ; Jean-Pierre CORVEC ; Gilles COURTOT ; France PETITE/SCHREINER ; Jacques POULETTE ; Yves TOCHOT ; Alain SEFTEN ; Jean-Luc VAUTHERIN ; Jean VALET.

 

 

 Rôle :

Le rôle de la commission est de préparer et réaliser le SALON DES VINS ET DE LA GASTRONOMIE en accord avec le Conseil d’Administration une fois par an, sur un week-end, le plus proche du 11 Novembre, avec des exposants régionaux et d’ailleurs: vins et gastronomie.

Principales tâches à réaliser:

  • Réaliser une étude de faisabilité:
    • Définir la capacité d’accueil (salle, barnum).
    • Réaliser un plan de la salle à l’échelle avec emplacements des exposants
    • Évaluer le travail à faire en  fonction des personnes disponibles.
    • Faire des estimations précises de chaque besoin et les chiffrer 
    • Faire une étude économique prévisionnelle pour:
      • Déterminer le coût d’inscription de chaque exposant.
      • Déterminer le prix de vente du menu.
      • Valoriser un bénéfice acceptable.
  • Établir un planning prévisionnel des tâches à réaliser:
    • Dans le but de ne rien oublier.
    • Faire un suivi pratique des tâches à réaliser.
  • Assurer les demandes préalables:
    • Locations, plan sécurité, assurance, ouverture débit de boisson, autorisations diverses,
    • Informer « Gendarmerie, Sapeurs-Pompiers, garage Taverne, etc…» 
    • Prêts de matériels (PMA, UDS,autres…) grilles caddy, barrières de protection, barnums…
  • Définir le niveau de publicité et de communication:
    • Nombre de flyers, affiches, annonces presses et radio, Paysdemontbéliard.com, ….
    • Prospecter des sponsors éventuels.
  • Assurer la relation exposants:
    • Désigner un seul interlocuteur.
    • Lister leurs besoins.
    • Fournir la liste les équipements qui sont à leur charge.
    • Rédiger un règlement et leur faire signer (sécurité, vol, assurance….)
    • Établir un tableau d’inscription pour le suivi.
    • Exiger le règlement avant le salon.
    • Établir la liste complète des exposants (pour rédiger les Flyers).
    • Gérer leur accueil le samedi matin.
  • Définir les menus:
    • Lancer les consultations pour faire un choix.
    • Présenter les menus au personnel de cuisine pour avis.
    • Assurer la chaine de froid si nécessaire.
  • Gérer les réservations des repas:
    • Gérer les inscriptions et les encaissements des repas (centraliser par une seule personne).
    • Faire vivre le tableau des réservations (mise à jour).
    • Attribuer les N° de table (attention aux groupes).
  • Réaliser les achats:
    • Désigner deux personnes pour centraliser les achats.
    • Tenir compte des besoins exprimés par le manager et les responsables de secteurs.
  • Mettre en place une organisation pratique:
    • Désigner les responsables de secteurs :
      • Responsable "Aménagement de la salle et des chapiteaux"
      • Responsable "Sécurité"
      • Responsable "Cuisine"
      • Responsable "Plans de table"
      • Responsable "Service repas"
      • Responsable "Caisse buvette"
  •  Définir un plan B  (pour le service repas):
    • Dans le cas d’une météo exécrable (tempête, vent violent => à 100km/h….)
      • Objectif: Assurer la restauration dans des conditions dégradées mais correctes, ex: utiliser la scène en assurant 2 services (manque de places).
      • Assurer la recette.
      • Nota : La dégustation peut se faire sur 2 tables implantées coté ancienne entrée tout en respectant la sortie de secours.

Comptes rendus de réunions

Compte rendu réunion du 28 septembre 2018

Compte rendu réunion du 8 juin 2018

Plan détaillé d'implantation salle des fêtes version du 9/08/2018

Plan général implantation chapiteau version du 9/08/2018

Affiche salon des vins 2018

Flyers (recto) salon des vins 2018

Flyers (Verso) salon des vins 2018

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