Salon des vins et de la gastronomie
Pilote : Daniel LUTTENAUER
Adjoint : Joël BÉGUÉ
Membres : Denis BONGARDEN ; Alain CHOGNARD ; Jean-Pierre CORVEC ; Gilles COURTOT ; France PETITE/SCHREINER ; Jacques POULETTE ; Yves TOCHOT ; Alain SEFTEN ; Jean-Luc VAUTHERIN ; Jean VALET.
Rôle :
Le rôle de la commission est de préparer et réaliser le SALON DES VINS ET DE LA GASTRONOMIE en accord avec le Conseil d’Administration une fois par an, sur un week-end, le plus proche du 11 Novembre, avec des exposants régionaux et d’ailleurs: vins et gastronomie.
Principales tâches à réaliser:
- Réaliser une étude de faisabilité:
- Définir la capacité d’accueil (salle, barnum).
- Réaliser un plan de la salle à l’échelle avec emplacements des exposants
- Évaluer le travail à faire en fonction des personnes disponibles.
- Faire des estimations précises de chaque besoin et les chiffrer
- Faire une étude économique prévisionnelle pour:
- Déterminer le coût d’inscription de chaque exposant.
- Déterminer le prix de vente du menu.
- Valoriser un bénéfice acceptable.
- Établir un planning prévisionnel des tâches à réaliser:
- Dans le but de ne rien oublier.
- Faire un suivi pratique des tâches à réaliser.
- Assurer les demandes préalables:
- Définir le niveau de publicité et de communication:
- Nombre de flyers, affiches, annonces presses et radio, Paysdemontbéliard.com, ….
- Prospecter des sponsors éventuels.
- Assurer la relation exposants:
- Désigner un seul interlocuteur.
- Lister leurs besoins.
- Fournir la liste les équipements qui sont à leur charge.
- Rédiger un règlement et leur faire signer (sécurité, vol, assurance….)
- Établir un tableau d’inscription pour le suivi.
- Exiger le règlement avant le salon.
- Établir la liste complète des exposants (pour rédiger les Flyers).
- Gérer leur accueil le samedi matin.
- Définir les menus:
- Lancer les consultations pour faire un choix.
- Présenter les menus au personnel de cuisine pour avis.
- Assurer la chaine de froid si nécessaire.
- Gérer les réservations des repas:
- Gérer les inscriptions et les encaissements des repas (centraliser par une seule personne).
- Faire vivre le tableau des réservations (mise à jour).
- Attribuer les N° de table (attention aux groupes).
- Réaliser les achats:
- Désigner deux personnes pour centraliser les achats.
- Tenir compte des besoins exprimés par le manager et les responsables de secteurs.
- Mettre en place une organisation pratique:
- Désigner les responsables de secteurs :
- Responsable "Aménagement de la salle et des chapiteaux"
- Responsable "Sécurité"
- Responsable "Cuisine"
- Responsable "Plans de table"
- Responsable "Service repas"
- Responsable "Caisse buvette"
- Désigner les responsables de secteurs :
- Définir un plan B (pour le service repas):
- Dans le cas d’une météo exécrable (tempête, vent violent => à 100km/h….)
- Objectif: Assurer la restauration dans des conditions dégradées mais correctes, ex: utiliser la scène en assurant 2 services (manque de places).
- Assurer la recette.
- Nota : La dégustation peut se faire sur 2 tables implantées coté ancienne entrée tout en respectant la sortie de secours.
- Dans le cas d’une météo exécrable (tempête, vent violent => à 100km/h….)
Comptes rendus de réunions
Compte rendu réunion du 28 septembre 2018
Compte rendu réunion du 8 juin 2018
Plan détaillé d'implantation salle des fêtes version du 9/08/2018
Plan général implantation chapiteau version du 9/08/2018
Flyers (recto) salon des vins 2018